Přeskočit na hlavní obsah

Co je elektronický podpis a jak ho vytvořit? Návod pro podnikatele

 


 

Kdy potřebujete elektronický podpis?

Jako začínající podnikatel se možná ptáte, jestli vůbec elektronický podpis potřebujete. Ve většině případů ho totiž hned od začátku nevyužijete. Pro komunikaci s úřady vám postačí datová schránka, kterou máte jako podnikatel povinnou ze zákona a zdarma.

Elektronický podpis se vám bude hodit až při komunikaci s obchodními partnery, dodavateli nebo zákazníky. Význam má i při mezinárodním obchodování, protože datová schránka funguje jen v rámci České republiky. Některé firmy navíc mohou elektronický podpis přímo vyžadovat.

Kromě obchodních vztahů je elektronický podpis nezbytný i pro některé specifické úřední úkony, které datová schránka nezvládne, například:

  • podávání daňových přiznání přes EPO portál,

  • přehledy o příjmech a výdajích OSVČ,

  • přihlášky k nemocenskému pojištění,

  • žádosti o dotace z EU,

  • účast ve veřejných zakázkách.

    Tři úrovně elektronického podpisu

    Česká legislativa rozlišuje tři typy elektronického podpisu podle úrovně zabezpečení a právní síly.

    1. Prostý elektronický podpis

    Nejjednodušší forma podpisu, která nevyžaduje speciální technické zabezpečení. Může jím být:

  • zaškrtnutí políčka „souhlasím“ na webové stránce,

  • podpis prstem na tabletu,

  • naskenovaný obrázek vlastnoručního podpisu.

Kvůli své jednoduchosti má však omezenou právní sílu – jeho pravost je obtížně prokazatelná.

Kdy ho použít:

  • běžná e-mailová komunikace,

  • interní firemní dokumenty,

  • neformální dohody.

     

    2. Zaručený elektronický podpis

    Kompromis mezi jednoduchostí a bezpečností. Vyžaduje kvalifikovaný certifikát od certifikační autority, který:

  • jednoznačně identifikuje podepisující osobu,

  • odhalí jakékoliv změny v dokumentu po podepsání.

Soukromý klíč se ukládá do úložiště v počítači. Právní síla je nižší než u kvalifikovaného podpisu, ale pro většinu obchodních situací postačuje.

Kdy ho použít:

  • smlouvy s dodavateli a klienty,

  • důležitá obchodní korespondence,

  • faktury pro větší klienty,

  • interní směrnice a pokyny.

3. Kvalifikovaný elektronický podpis

Nejvyšší úroveň zabezpečení – právně rovnocenný vlastnoručnímu podpisu. Vyžaduje:

  • kvalifikovaný certifikát od akreditované autority,

  • hardwarový prostředek (USB token, čipová karta).

Díky evropskému nařízení eIDAS je uznáván v celé EU.

Kdy ho použít:

  • daňová přiznání přes EPO portál,

  • přehledy OSVČ,

  • přihlášky k nemocenskému pojištění,

  • komunikace s úřady,

  • žádosti o dotace,

  • smlouvy s vysokou hodnotou,

  • veřejné zakázky (někdy postačí zaručený podpis – záleží na zadavateli),

  • mezinárodní smlouvy a dokumenty pro zahraniční partnery.

     

    Jak elektronický podpis získat?

    Kvalifikované certifikáty vydávají v ČR tři hlavní autority. Výběr záleží na vašich preferencích:

  • První certifikační autorita (I.CA)
    Nejstarší český poskytovatel. Nabízí možnost online žádosti s biometrickým ověřením.

  • PostSignum (Česká pošta)
    Nejčastěji využívaná autorita s širokou sítí CzechPointů. Měsíčně vydává přes 10 000 certifikátů.

  • eIdentity
    Specializuje se na řešení pro zdravotnictví a veřejnou správu. Nabízí certifikáty ACAeID.

Všechny certifikáty jsou srovnatelné, rozdíly jsou hlavně v doprovodných službách a dostupnosti. Nejčastěji se volí mezi I.CA a PostSignum.

Cena a proces vyřízení

Standardní postup:

  • výběr autority,

  • vyplnění žádosti,

  • ověření totožnosti (osobně nebo přes eObčanku),

  • instalace certifikátu.

Celý proces obvykle trvá několik dní.

Ceny (včetně DPH):

  • I.CA: 725 Kč,

  • PostSignum: 440 Kč,

  • eIdentity: 477,95 Kč.

Zjednodušené vyřízení: outsourcing

Pokud chcete ušetřit čas, můžete využít službu ElektronickyPodpis.cz. Zajistí kompletní vyřízení i nastavení podpisu (PostSignum) přímo u vás, včetně krátkého zaškolení.

Jak se podepisuje digitálně?

Podepisování je jednoduché – např. v programu PDF-XChange Editor:

  • otevřete dokument,

  • kliknete na možnost „podepsat“,

  • vyberete certifikát a potvrdíte.

Software umožňuje i převod dokumentů do PDF a zpět.

Praktické tipy

  • Zvolte správný typ podpisu – záleží na situaci. Poradit se můžete např. s ElektronickyPodpis.cz.

  • Nezapomeňte na obnovu certifikátu – certifikáty mají omezenou platnost (1 nebo 3 roky). U PostSignum přijde upozornění e-mailem.

  • Chraňte soukromý klíč – používejte silná hesla, aktualizace a nesdílejte přístup s nikým dalším.

  • Kontrolujte dokumenty před podpisem – pečlivě je přečtěte, i když nejsou na papíře.

Nepodceňujte bezpečnostní rizika

Pokud útočník získá přístup k vašemu certifikátu a klíči, může se za vás podepisovat. Proto:

  • ukládejte certifikát na hardwarový nosič,

  • používejte dvoufaktorové ověření,

  • podepisujte pouze v zabezpečeném prostředí,

  • při ztrátě zařízení okamžitě kontaktujte certifikační autoritu – staré podpisy zůstanou platné, nový podpis však vytvoříte až s novým certifikátem.

Sledujte také aktuální podvodné techniky – i díky umělé inteligenci dnes vypadají velmi přesvědčivě.

Výhody pro podnikatele

Elektronický podpis už není luxus, ale běžný nástroj moderního podnikání. Nabízí:

  • úsporu času – podepisujete kdykoliv a odkudkoliv,

  • nižší náklady – žádný tisk ani poštovné,

  • právní jistotu – kvalifikovaný podpis má stejnou váhu jako ověřený podpis,

  • mezinárodní uznání – v celé EU,

  • bezpečnost – dokumenty nelze zpětně upravit bez záznamu.

Nevíte si rady v podnikání? Rádi vám pomůžeme !

Labels: